就任祝いの祝賀会
【就任祝いの祝賀会】失敗しないスピーチのポイント
就任祝いの祝賀会でスピーチを行う時、場の雰囲気、参加者との関係性、もちろん初対面の方も多く参加することを考えると、何を話題に挙げるべきか悩むものです。今回は祝賀会のシチュエーションに合わせたスピーチの方法を具体的にあげご説明させていただきます。
まじめなスピーチ
就任祝いの祝賀会を会社主催で行う場合、上司が開催を取り仕切る場合、目上の方や取引先関係者が参加する場合などは、まじめな内容、口調に徹したスピーチを心掛けましょう。
具体的には
「本日は〇〇〇就任の祝賀会を開催するにあたり、一言ご挨拶申し上げます。
① 開催の趣旨、参加者や関係者への挨拶を冒頭に述べます。親しい間柄の相手でも敬称でよび、改まった言葉使いを心掛けましょう。
② これまでの仕事、業界の話題になっているニュース、将来の目標や豊富などを述べます。
最後に、〇〇のさらなる発展ならびに、ご臨席たまわったご来賓の皆様のご健勝とご多幸を祈念しまして、私の挨拶といたします。」
まじめな内容であること、冒頭の挨拶であることを踏まえ、長くなりすぎないように内容をまとめ、次の進行へつなげます。
h3：少し笑いを取るスピーチ
参加者が親しい間柄、同僚、同期の場合、やや砕けた雰囲気でのスピーチで場を和ませましょう。
ただ笑いや場の和を意識する上でも言葉使いには十分な配慮が必要です。不用意な発言で雰囲気を壊してしまったり、今後の職務に影響が出るようでは問題です。
たとえお酒の振る舞われる席であっても女性が不快に感じる可能性がある発言には十分に注意しましょう。
具体的には
「本日はお忙しい中、就任祝賀会にお越しいただきまして、誠にありがとうございます。
ご紹介にあずかりました〇〇でございます。
① これまでの感謝やこれからの抱負をユーモアをまじえ伝えます。
本日は堅苦しいことは抜きにしましておくつろぎいただき、楽しい時間を過ごしていただければと思います。
このような日を迎えられましたのも、こうしてここにお集まりいただいた皆様のおかげです。心より感謝申し上げます。」
親しい間柄であっても最初と最後の挨拶は丁寧な言葉で伝えましょう。スピーチの後は、気遣いのない雰囲気で過ごして問題ありません。
長すぎず、短すぎない
スピーチはあくまでも場を開催する上での決まり事です。決して長々と話すものではありません。
新たな職務や立場に就いたことで、周囲への感謝、これまでの経歴や実績、今後の抱負など語りたいことも山々あるものですが、冒頭のスピーチではあえて全てを語らないことも大切です。
そのような内容は実務が開始する際に関係者を集め口にするものであって、祝賀会という席はあくまでも祝いの席だからです。
場の雰囲気を読み違えてしまうと、今後の実務や関係性に影響することもあるので、あくまでも形式的な挨拶と理解し適度な長さに内容を取りまとめましょう。
忌み言葉を使わない
新たな職務や立場に就任するにあたっては、これまでに様々な努力や苦労もあったことでしょう。場合によっては前任者の離職や失職が関係していることもあれば、同期や同僚との出世争いに競り勝つことが求められることもあります。
たとえどのような背景があった場合でも祝賀会のスピーチという場面ではそのような内容を想起させるような発言は控えましょう。
就任という形で自身が成果をだしたこと、周囲から認められたことがこれまでの苦労への評価です。
あえて大勢の前で口に出す必要もないでしょう。
もちろんその場には過去に関係が悪化した方や競争に競り負けてしまったかた、就任に反対票を投じた方もいるかもしれません。そのような方々にあえて状況を念押しせずにやり過ごすことで、さらに自身の評価、大人な対応が評価されるということも認識しておきましょう。
自慢話にならない
社会人にとって就任、昇進、出世という問題は何かとナーバスなものです。もちろん祝賀会は就任を祝う為の場ですが、必ずしも参加者全員が諸手を挙げて祝っているとは限りません。
どんなに晴れ晴れしい気分であっても自身の自慢話に終始してしまったり、長々と披露することの無いように注意しましょう。
また関係者や上司へのお礼の言葉は本人に直接伝えるよう心掛け、大勢の前やスピーチの場で名前を挙げることは控えましょう。誰に後押しをされたのか、誰に評価してもらったのかという内容も或る意味自慢話になるからです。
また近年は、仕事や役職よりも家庭を重視する働き方も増えています。必ずしも昇進することが社会的な意義につながるとは限りません。自分では自慢話のつもりで披露した話題でも、場合によっては場をしらけさせてしまう、後輩や部下のモチベーション低下につなげてしまうこともあるので、くれぐれも注意しましょう。
【就任祝いの祝賀会】案内状の書き方・テンプレート
就任祝いの祝賀会開催にあたっては関係者に事前に案内状を送付します。仕事関係、目上の方、取引先には往復はがきや返信用はがきを同封した封書で手配をします。
仕事関係の連絡はメールが主流になり、簡略化される傾向がありますが、就任祝いという特別な場を設ける場合は儀礼を重んじた手法を用いましょう。
祝賀会の案内状の書き方・送り方
祝賀会開催の案内状、参加の可否を確認する連絡には一般的な書式があります。
具体例は書き方の例文は下記です。
拝啓 ○○の候 ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
平素は格別のお引立てにあずかり厚くお礼申し上げます
さて 私こと お陰様で○○月○○日開催の取締役会にて○○○に就任いたしましたので謹んでご報告申し上げます
つきましては 就任のご挨拶かたがた左記の通り ご懇談を開催したく存じますので ご多用中誠に恐縮ですが何卒ご来臨賜りますようご案内申し上げます
まずは書面にてご挨拶ならびにご招待申し上げます
敬 具
平成 ○○○ 年 ○ 月 吉 日
———————————————————
記
日 時 ○月○○○日（○曜日）
〇時から〇時
場 所 〇〇〇
電 話 〇〇（○○○○）○○○○
ＦＡＸ 〇〇（○○○○）○○○○
御来場の際は本状を受付にお示しくださいますようお願いいたします
発送の際は、相手方の都合を考え期日に十分な余裕をもって手配をしましょう。万が一期日に余裕がない、急きょ開催が決まったという場合は発送後に電話等で謝罪と口頭での参加確認の実施などのフォローを心掛けましょう。
ハガキで案内状を送る
ハガキで案内状を手配する場合は返信用ハガキも合わせて用意します。この時、一般的な往復ハガキを用いる方法もありますが、より儀礼を重んじるためには
〇2つ折りカード
〇封筒
〇返信ハガキ
上記3点をセットで手配するとよいでしょう。封筒は
メールで案内状を送る
近年、ビジネス上のやり取りも相手が目上の方であってもメールを活用することが多々あります。メールを用いることで、より効率化が図れる上に、参加可否の確認もスムーズに進めることが出来ます。
ただまだまだメールは簡略化過ぎると感じる世代の方も多いことから、就任祝いという特別な席を意識した丁寧な文章で案内を送りましょう。
社内向けメールの書き方・文例
会社主催で就任祝賀会を開催する場合、社内関係者へメールで通知を行います。この場合、業務の一環ではあるものの、それぞれの業務スケジュールも考慮した内容で文章を作成しましょう。
具体的な文例は下記です。
「件名：○○○就任祝賀会のご案内」
※メール件名欄に企画、日時を記載します。返信が必要な場合、その旨も合わせて明記しましょう。
「〇〇各位
お疲れ様です。〇〇部の△△です。
この度、株主総会にて〇〇が〇〇に就任致しました。
つきましては関係者一同参加の上、心ばかりですが、祝賀会を開催したく存じます。
■就任祝賀会の詳細
日時：〇月〇日（〇曜日）〇時〜
会場：〇〇〇
住所：〇〇
会費：必要な場合は金額、集金方法を記載する
ご欠席のご連絡は〇月〇日までに当アドレス宛にご返信頂きますようお願い致します。
ご多忙かとは存じますが、ご参加頂きますよう宜しくお願い申し上げます。
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署名
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社内メールでは全員に一斉送信することを踏まえ、言葉扱い、敬称に注意します。
冒頭の挨拶は「お疲れ様です」を用いることが一般的です。たとえ上長の職にある場合でも「ご苦労様です」は挨拶には用いないので注意しましょう。
社外向けメールの書き方・文例
社外関係者、取引先においてもメールで案内状を送ることが増えています。この場合、先方が読み落としてしまう事にないように、件名欄に【】を用いるなど配慮をしましょう。
具体的な文例は下記です。
件名:【〇〇就任パーティーのご案内】
株式会社 ΟОΟО
（部署名/役職）ΟООΟ 様
平素は、大変お世話になっております。株式会社 ΟОΟОのОΟです。
さて、この度、弊社○○（役職名）にОΟОΟが就任することと相成りました。
つきましては、日頃よりご高配を賜っております皆様方をお招きして、ОΟのお披露目をいたしたく、小宴を催しいたします。
皆様方には、ご多忙とは存じますが、是非足をお運びいただきますよう謹んでお願い申し上げます 。
誠に恐れ入りますが、ご出欠をΟ月Ο日（Ο）迄にメールにてご返信いただきますようお願いいたします。
————記————
〇〇就任披露パーティーのご案内
1.日時 Ο月Ο日（Ο） 午後ΟΟ時～ΟΟ時
2.場所 ОΟО
電話 00-000-0000
3.問い合わせ先
担当 ОΟ
電話 000-000-0000
FAX 000-000-0000
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署名
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メールで案内を送る場合、基本的には平日、業務時間内を目安に手配します。万が一期日までに返信がない場合に限り、電話等で確認をしましょう。
【就任祝いの祝賀会】開催する時期はいつ？
就任祝いの開催は一般的には正式な辞令が交付されてからです。大抵の場合は年度末に辞令が交付され、新年度から新たな役職での業務開始となるので、新年度早々が良いでしょう。
ただし年度の途中で辞令が交付されることや移動が行われることもあるので、必ずしも年度始めにこだわる必要はありません。
また社内や業界の繁忙期と重なる場合は、後日改めて席を設ける事を関係者に伝えることで対応をします。
h2：【就任祝いの祝賀会】参加するときの服装とマナー
就任祝いの祝賀会に参加する場合、基本的にはビジネスマナーを心得たスタイルが良いでしょう。カジュアルな服装での勤務を推奨する企業も増えていますが、祝賀会という特別な席であること、目上の方や取引先関係者の参加もあることを踏まえ、ジャケットを用意しておくと安心です。
就任祝いの祝賀会の服装・男性
祝賀会という特別な席ですから、ビジネススーツやネクタイを着用出来る準備を整えておきましょう。
場合によっては取り先との顔合わせや紹介に至ることもあるので、失礼に当たらないよう心掛けておきましょう。
就任祝いの祝賀会の服装・女性
女性の場合、カジュアルな服装ながらも華やかさを心掛け、足元もビジネスシーンにあったものを用意しましょう。
取引先関係者が多く参加する祝賀会の場合、急きょ受付や案内係を依頼されることもあります。祝賀会の規模によってはスーツやフォーマルな服装が必要になる場合もあります。あらかじめ関係者、主催者に確認をしておくと安心です
就任祝いの祝賀会のマナー
就任祝いの祝賀会は業務時間外で執り行われることが多く、中には都合がつかずに中座せざるを得ないこともあるでしょう。そのような場合はあらかじめ主催者に事情を説明し、出入口付近の座席にしてもらう、スピーチ等の担当から外してもらうなどの手配を済ませておきましょう。
また酒類が用意されることも多々ありますが、この場合、無下に断ることで場の雰囲気を乱してしまうこともあります。断ることは全く問題ありませんが、声高にアピールするのではなくあくまでも個人的な都合として相手に伝え、周囲への配慮を忘れないよう振る舞いましょう。
友人主催のお祝い会について
同期や同僚、学友など親しい間柄で就任、昇進、出世を祝う会を開催する場合があります。この場合、社内外関係なく、会場は個室や貸し切り出来る場所を選びましょう。
親しい間柄ということもあって、つい込み入った話題が上がることもあるでしょう。お酒の勢いも相まってはめをはずしてしまうこともあります。今後の職務をしっかりと考え、周囲に迷惑をかけないこと、内密にすべき情報を安易に口外しないことは心がけておきましょう。
友人や親しい間柄の祝賀会であっても決して自慢やこれまでの苦労話を口にしてはいけません。社会人になり、みなそれぞれに事情があり、苦労があります。
他人の自慢話や苦労話はけっして耳障りのいい話題ではありません。親しい間柄だからこそ相手への気配りを忘れないようにふるまいましょう。
親しい友人たちで飲み会を開く
親しい友人で小規模な飲み会を開く場合、当事者に簡単なスピーチの機会を設けることで、祝賀会の主旨を共有できます。就任という機会は社会人にとって特別な意味をもちます。
親しい友人どうしであっても、挨拶や御礼を口にする機会は少ないものですから、ぜひ場を設けましょう。
また当事者に会費を請求せずに済むよう、参加者からの集金は事前に済ませておくとスムーズです。料理等も事前に手配を済ませておくことで、会計時のやり取りを省き、気持ちよく解散出来るでしょう。
乾杯の挨拶
祝賀会、宴では恒例の乾杯の挨拶も、堅苦しいという声もありますがあえてこれまでのスタイルを踏襲することをおすすめします。
就任という機会は早々あるものではありません。目上の方や改まって御礼を伝えたい特別な方の参加もある席ですから、笑いで済ませるのではなくきちんと執り行いましょう。
具体的な挨拶の例は
「乾杯の挨拶をさせていただきます○○○と申します。◎様とは、▲の間柄です。
先輩諸氏が多数おいでの中、僭越ながら、乾杯の音頭を取らさせて頂きます」
という形式的な内容が一般的です。祝賀会開始直後ですから、目上の方や取引先なども多数着席されています。盛り上げることばかりを意識してしまうと、失礼に当たることや祝賀会の雰囲気が壊れてしまうこともあるので注意しましょう。乾杯の挨拶はあくまでも形式的なものと理解しておくと無難でしょう。
同僚や同じ部署内、社内だけの祝賀会など砕けた雰囲気での祝賀会の席なら
「このたびは、ご昇進おめでとうございます。心よりお祝いを申し上げます。」
「ご昇進、おめでとうございます。ますますのご活躍を期待しております。」
「昇進おめでとうございます！これからも頑張ってください！」
という短く簡潔な掛け声が良いでしょう。すでに関係者のスピーチも終わっているので、ここで長い言葉は不要です。場を盛り上げたまま歓談、食事へ進むように心がけ、明るく、元気に声をかけましょう。
お礼のスピーチ
祝賀会の終わりに当事者から参加者へ向けた御礼のスピーチの場が設けられます。すでに祝賀会の歓談中に関係者へ御礼や感謝の言葉、これからの意気込みなどを伝えてある場合でも、改めてスピーチをしましょう。
スピーチでは参加者全員へ向けて言葉を発することを意識し、敬称や敬語をしっかりと使いましょう。
もし不安がある場合は、あらかじめスピーチ原稿を用意しておくと安心です。
スピーチの具体的な文例は下記です。
「それでは、宴たけなわではございますが 以上を持ちまして○○祝賀会を閉会とさせていただきます。本日はありがとうございました。皆様のご健康とご多幸を祈念して最後の乾杯を△△さんにお願いいたします」
閉会に際して乾杯や万歳三唱、社内の恒例行事を行う場合は事前に担当者を決め、伝えておきましょう。また会場の状況によっては閉会とせずに中締めという形式をとり、希望者は歓談や食事を続けることが出来るようにも手配しましょう。
場所を移動しての2次会を計画している場合はその旨を案内します。2次会や移動、退出に際して時間的な制約がある場合は明確に伝え、出入口付近に案内係の人員を置くとスムーズに進行することが出来ます。
最後の挨拶は祝賀会が終焉でのスピーチですから、多少の砕け感があっても問題ないでしょう。ただ今後の仕事への意気込みの表明であることを忘れずに文章を考える事をおすすめします。
